Símavist er símkerfislausn í skýinu sem þú getur tengt við borðsíma, farsíma og tölvusíma. Með Símavist getur þú sett upp skiptiborð, valvélar og hringihópa, gert sjálfvirkar skýrslur, hljóðritað símtöl og auðvitað hringt bæði tal- og myndsímtöl. Sérfræðingarnir okkar sjá alfarið um rekstur og viðhald Símvistarinnar, sem gerir hana að tilvalinni lausn fyrir fyrirtæki af öllum stærðum.
Uppsetning
Setja upp Webex forritið
- Sæktu nýjustu útgáfu af Webex forritinu af vefsíðunni þeirra og settu það upp.
- Opnaðu forritið og veldu Sign in.
- Sláðu inn netfangið þitt.
- Sláðu inn lykilorðið sem þú bjóst til á lykilorðasíðunni.
Ertu með áskrift?
Þú getur ekki sett upp Símavist án þess að vera með áskrift. Hafðu samband við fyrirtækjaráðgjöfina okkar til að setja upp áskrift og aðgang.
Stillingar
Smelltu á tannhjólið neðst vinstra megin í Webex glugganum til að komast í stillingar fyrir hljóð, mynd, flýtileiðir og fleira.
Áður en þú notar Webex í fyrsta sinn mælum við með að fara yfir eftirfarandi stillingar:
- Veldu Audio flokkinn og stilltu:
- Ringer and alerts til að velja í hvaða tæki heyrist þegar síminn hringir.
- Speaker til að velja í hvaða tæki sjálft símtalið heyrist.
- Microphone til að velja hljóðnemann þinn.
- Veldu Calling flokkinn og afveldu Answer calls with my video on nema þú viljir að öll símtöl hefjist sem myndsímtöl.
- Smelltu á Save neðst í glugganum til að vista stillingarnar.
Tengiliðir
Undir Contacts flipanum getur þú bætt við tengiliðum og hópum til að búa til flýtileiðir fyrir þá tengiliði sem þú talar mest við og flokkað þá í hópa.
Búa til tengiliðahóp
- Veldu Create a group.
- Skrifaðu inn nafn fyrir hópinn.
- Smelltu á Create.
Bæta við tengilið innan fyrirtækis
- Smelltu á Add a contact eða Plús (+) merkið.
- Veldu hóp fyrir tengiliðinn undir Contact group.
- Skrifaðu nafn viðkomandi í leitargluggann.
- Veldu tengiliðinn í People reitnum.
- Smelltu á Add til að bæta þeim í tengiliðaskrána þína.
Bæta við tengilið utan fyrirtækis
- Smelltu á Add a contact eða Plús (+) merkið.
- Veldu Create a custom contact.
- Fylltu inn allar viðeigandi upplýsingar eins og nafn, símanúmer, netfang og tengiliðahóp.
- Smelltu á Save til að bæta þeim í tengiliðaskrána þína.
Meðhöndlun símtala
Inn- og útskráning
Til að skrá þig inn í eða út úr símaverinu smellir þú á Available takkann neðst í Webex glugganum.
Agent status ræður hvort síminn þinn sé opinn til að taka við símtölum.
- Available þýðir að þú getir tekið við símtali.
- Aðrar stöður loka fyrir símtöl.
Undir Join queue getur þú valið úr hvaða röðum þú færð símtöl, ef símaverið þitt býður upp á fleiri en eina röð.
Áframsenda símtal
Þú getur auðveldlega áframsent símtal á annan starfsmann í símtalsglugganum í Webex:
- Smelltu á More (...).
- Veldu Transfer.
- Sláðu inn nafn eða símanúmer viðtakanda.
- Veldu hvernig þú vilt áframsenda símtalið:
- Með Consult first er viðmælandi settur á bið og þú færð færi á að kynna móttakanda símtalið áður en þú áframsendir það.
- Með Transfer now er símtalið sent beint á móttakanda og þú er laus í næsta símtal.
Ef þú velur Consult first:
- Viðmælandi þinn er settur á bið á meðan þú kynnir móttakanda símtalið.
- Þegar móttakandi samþykkir að taka við símtalinu smellir þú á Complete transfer til að flytja það.
- Ef móttakandi svarar ekki getur þú smellt á Resume til að halda símtalinu áfram.
Aðrar stillingar
Hringiflutningur
Með hringiflutningi getur þú áframsent öll símtöl sem berast í símann þinn eða áframsent þau við ákveðnar kringumstæður, til dæmis ef síminn þinn er á tali eða þú svarar honum ekki.
- Smelltu á Call settings neðst í Webex glugganum.
- Veldu Open call preferences.
- Veldu Advanced call settings neðst á síðunni.
- Veldu Incoming Calls.
- Veldu Call Forwarding.
Hér getur þú valið um nokkrar tegundir hringiflutnings og valið á hvaða símanúmer þú vilt áframsenda símtalið:
- Always áframsendir öll símtöl sem berast.
- When No Answer áframsendir símtal þegar þú svarar ekki símanum.
- When Busy áframsendir símtal þegar síminn þinn er á tali.
- When Not Reachable áframsendir símtal þegar síminn þinn er ekki í netsambandi.
Dúett
Með Dúett getur þú tilgreint einn eða fleiri farsíma sem geta svarað símtölum sem berast í borðsímann þinn. Allir símarnir hringja samtímis þegar símtal berst og sá fyrsti til að svara fær símtalið. Dúett er tilvalinn fyrir neyðarsíma eða önnur tilfelli þar sem mikið liggur undir að símanum sé svarað.
Til að virkja dúett:
- Smelltu á Call settings neðst í Webex glugganum.
- Undir Manage my numbers sérðu öll tiltæk símanúmer á aðganginum þínum.
- Hakaðu við númer til að virkja Dúett.
- Á meðan Dúett er virkur birtist grænt merki við Call settings takkann.
Til að bæta við símanúmeri:
- Smelltu á tannhjólið neðst vinstra megin í Webex glugganum.
- Veldu Calling.
- Smelltu á Add number undir Manage my numbers.
- Settu inn farsímanúmer og lýsingu.
- Hakaðu við Active ef þú vilt virkja Dúett strax fyrir þetta númer.
- Smelltu á Add til að vista símanúmerið.
Til að breyta eða eyða símanúmeri:
- Smelltu á tannhjólið neðst vinstra megin í Webex glugganum.
- Veldu Calling.
- Smelltu á örina (>) við símanúmerið sem þú vilt breyta eða eyða undir Manage my numbers.
- Uppfærðu símanúmer eða lýsingu og ýttu á Save til að breyta, eða ýttu á Delete til að eyða símanúmerinu.
Pick-up tilkynningar
Með Pick-up virkninni getur þú svarað símtölum fyrir hönd vinnufélaga.
Athugið
Kerfisstjóri þarf að setja upp BLF lista svo hægt sé að nota pick-up virknina.
Til að stilla pick-up tilkynningar:
- Smelltu á tannhjólið neðst vinstra megin í Webex glugganum.
- Veldu Notifications og svo Calls.
- Undir Call pick-up getur þú stillt hvort þú fáir pick-up tilkynningar.
- Til að virkja tilkynningar skaltu fjarlægja hakið úr Mute reitnum. Þú getur einnig valið annan hringitón fyrir Pick-up simtöl til að aðgreina þau frá símtölum ætluðum þér.
- Til að afvirkja tilkynningar skaltu haka við Mute reitinn.
- Smelltu á Save til að vista stillingarnar.
Tilkynningar fyrir Pick-up símtöl birtast í litlum glugga í efra hægra horni skjásins og þar sérðu frá hverjum símtalið er og hverjum það er ætlað:
- Ýttu á Pick up til að svara símtalinu.
- Ýttu á Ignore til að hunsa símtalið. Að hunsa símtal hefur engin áhrif á sjálft símtalið, það slekkur bara á tilkynningunni.
Símavist is a cloud-based phone system solution that you can connect to desk phones, mobile phones, and softphones. With Símavist, you can set up switchboards, auto-attendants, and ring groups, create automated reports, record calls, and of course make both voice and video calls. Our experts take care of all operations and maintenance of Símavist, making it an ideal solution for businesses of all sizes.
Setup
Install the Webex Application
- Download the latest version of the Webex application from their website and install it.
- Open the application and select Sign in.
- Enter your email address.
- Enter the password you created on the password page.
Already got a subscription?
You cannot set up Símavist without a subscription. Contact our business advisory team to set up a subscription and access.
Settings
Click on the gear icon at the bottom left of the Webex window to access settings for audio, video, shortcuts, and more.
Before you use Webex for the first time, we recommend reviewing the following settings:
- Select the Audio category and set:
- Ringer and alerts to choose which device rings when a call comes in.
- Speaker to choose which device plays the call audio.
- Microphone to select your microphone.
- Select the Calling category and uncheck Answer calls with my video on unless you want all calls to start as video calls.
- Click Save at the bottom of the window to save your settings.
Contacts
Under the Contacts tab, you can add contacts and groups to create shortcuts for the contacts you talk to most frequently and categorize them into groups.
Create a Contact Group
- Select Create a group.
- Enter a name for the group.
- Click Create.
Add an Internal Contact
- Click Add a contact or the Plus (+) icon.
- Select a group for the contact under Contact group.
- Type the person's name in the search box.
- Select the contact in the People field.
- Click Add to add them to your contact list.
Add an External Contact
- Click Add a contact or the Plus (+) icon.
- Select Create a custom contact.
- Fill in all relevant information such as name, phone number, email, and contact group.
- Click Save to add them to your contact list.
Call Handling
Logging In and Out
To log in or out of the phone system, click the Available button at the bottom of the Webex window.
Agent status determines whether your phone is open to receive calls.
- Available means you can receive calls.
- Other statuses prevent you from receiving calls.
Under Join queue, you can select which queues you receive calls from if your phone system offers more than one queue.
Forward a Call
You can easily forward a call to another employee in the call window in Webex:
- Click More (...).
- Select Transfer.
- Enter the recipient's name or phone number.
- Choose how you want to forward the call:
- With Consult first, the caller is put on hold and you can introduce the call to the recipient before transferring.
- With Transfer now, the call is sent directly to the recipient and you are free to take the next call.
If you select Consult first:
- Your caller is put on hold while you introduce the call to the recipient.
- When the recipient agrees to take the call, click Complete transfer to transfer it.
- If the recipient does not answer, you can click Resume to continue the call.
Other Settings
Automatic Call Forwarding
With call forwarding, you can forward all calls to your phone or forward them under specific circumstances, such as if your phone is busy or you don't answer it.
- Click Call settings at the bottom of the Webex window.
- Select Open call preferences.
- Select Advanced call settings at the bottom of the page.
- Select Incoming Calls.
- Select Call Forwarding.
Here you can choose from several types of call forwarding and select which phone number you want to forward the call to:
- Always forwards all incoming calls.
- When No Answer forwards calls when you don't answer the phone.
- When Busy forwards calls when your phone is in use.
- When Not Reachable forwards calls when your phone is not connected to the network.
Duet
With Duet, you can specify one or more mobile phones that can answer calls that come to your desk phone. All phones ring simultaneously when a call comes in, and the first to answer gets the call. Duet is ideal for emergency numbers and situations where it's crucial that calls are answered promptly.
To activate Duet:
- Click Call settings at the bottom of the Webex window.
- Under Manage my numbers, you'll see all available phone numbers on your account.
- Check the numbers to activate Duet.
- While Duet is active, a green mark appears next to the Call settings button.
To add a phone number:
- Click the gear icon at the bottom left of the Webex window.
- Select Calling.
- Click Add number under Manage my numbers.
- Enter the mobile number and description.
- Check Active if you want to activate Duet immediately for this number.
- Click Add to save the phone number.
To edit or delete a phone number:
- Click the gear icon at the bottom left of the Webex window.
- Select Calling.
- Click the arrow (>) next to the phone number you want to edit or delete under Manage my numbers.
- Update the phone number or description and press Save to change, or press Delete to delete the phone number.
Pick-up Notifications
With the Pick-up function, you can answer calls on behalf of colleagues.
Please Note
Your system administrator needs to set up a BLF list to enable the pick-up feature.
To set pick-up notifications:
- Click the gear icon at the bottom left of the Webex window.
- Select Notifications and then Calls.
- Under Call pick-up, you can set whether you receive pick-up notifications.
- To enable notifications, uncheck the Mute box. You can also select a different ringtone for Pick-up calls to distinguish them from calls intended for you.
- To disable notifications, check the Mute box.
- Click Save to save the settings.
Pick-up call notifications appear in a small window in the upper right corner of the screen, showing who the call is from and who it is intended for:
- Press Pick up to answer the call.
- Press Ignore to ignore the call. Ignoring a call has no effect on the call itself; it just turns off the notification.